notre métier Transfert
documentaire
Vous déménagez vos fonds, vos collections patrimoniales ? Déplacez vos archives ?
AVIZO est expert national
dans le transfert documentaire
Le transfert documentaire répond aux attentes de nos clients professionnels qui ont pour projet la mobilité de leurs fonds, collections patrimoniales ou archives. A travers ce métier, AVIZO s’adresse plus particulièrement aux bibliothèques, médiathèques, centres d’archives, musées, administrations…
Quelle que soit la typologie des fonds concernés, AVIZO, forte de ses 60 années expériences et certifiée ISO 9001, 14001 et 45001, vous accompagne dans votre transfert documentaire, de la conception de votre projet à sa finalisation.
Choisir AVIZO, c’est avoir l’assurance d’un transfert en toute sécurité, réalisé par des équipes professionnelles au savoir-faire reconnu, avec des moyens techniques et matériels performants.
différentes étapes
Analyse de votre besoin
AVIZO est votre partenaire dès la naissance de votre projet, pour vous conseiller et vous guider sur les différentes étapes liées à votre déménagement de fonds et collections. Notre expertise et notre capacité d’adaptabilité, nous permettent de vous proposer les solutions spécifiques à votre projet.
Le chef de projet AVIZO, spécialisé en transfert documentaire, vous accompagne dans l’analyse du besoin en concertation avec vos équipes, à l’issue d’une visite technique. Sa capacité d’écoute et son expérience lui permettent de cerner précisément votre projet et de vous apporter les solutions adaptées.
Organisation & opération
Phase pré-transfert
- Réunion de préparation : visites techniques des sites, ajustement du planning selon les phases du projet, information sur le balisage éventuel et répartition des rôles
- Établissement du protocole de sécurité ou plan de prévention
- Demande des autorisations de stationnement et réservation des emplacements
- Livraison et répartition des moyens de conditionnement
- Réalisation d’un état des lieux initial
- Mise en place des aménagements spécifiques et protection de vos sites
- Communication du fichier de récolement reprenant les sauts de prélèvements en cas de réorganisation des fonds et collections
Phase transfert
- Préemballage si nécessaire
- Mise en conditionnement spécifique et sécurisé
- Suivi informatique du mouvement des collections en temps réel
- Manutention et transfert sécurisé de l’ensemble
- Réimplantation des fonds d’archives et collections selon étiquetage et plan de prélèvement
- Démontage, transfert et remontage des mobiliers de conservation
- Suivi quantitatif et qualitatif de la prestation
Phase post-transfert
- Évacuation des moyens d’emballage
- Retrait des aménagements, des protections des sites et divers affichages
- État des lieux final
- Réunion et bilan opérationnel
Suivi administratif & commercial
Le chef de projet et le coordinateur technique AVIZO sont présents hors et sur site durant la réalisation de l’ensemble du transfert, qu’il s’agisse d’une opération ponctuelle ou d’un transfert sur plusieurs mois. Ils assurent le respect du cahier des charges défini conjointement en amont et effectuent le suivi administratif et commercial de votre transfert.
Des contrôles qualité réguliers de nos prestations sont réalisés de façon continue, en fonction de la durée de notre opération.
les hommes, leurs fonctions
Lorsque vous confiez le transfert de vos biens à AVIZO, chaque item est manipulé avec le plus grand soin. Notre équipe expérimentée et dédiée au transfert, est régulièrement formée auprès d’organismes certifiés QUALIOPI, dans le respect des contraintes inhérentes à ce métier : exigences techniques, respect de la législation en vigueur, travail bien fait, sécurité et bien-être au travail.
Chef
de projet
- Visite technique (appréciation de l’environnement, du contenu, des contraintes…)
- Rédaction d’un devis accompagné d’un mémoire technique ou réponse à l’appel d’offre qu’il soit privé ou public
- Préparation intellectuelle et transmission de l’ensemble des éléments au coordinateur technique
- Réunion et bilan opérationnel
Coordinateur
technique
- Pilotage du transfert : planification, réservation des moyens humains et matériels, préparation des sites, réalisation du plan de prévention et sensibilisation aux risques, états des lieux, …
- Transmission de l’ensemble des éléments aux contremaitres et chefs d’équipes
- Suivi opérationnel en lien avec les responsables d’équipe
Contremaitre
& chef d’équipe
- Interlocuteur du client lors de la réalisation sous contrôle du coordinateur technique
- Management des équipes et affectation selon leurs qualifications
- Prise en charge des aspects techniques spécifiques
- Respect du planning et suivi opérationnel
- Établissement de la déclaration de fin de transfert
Déménageurs
professionnels
- Mise en conditions de transfert
- Emballage, manutention et transfert sécurisé
- Réimplantation, remontage et déballage
- Assistance sur site
- Mise au rebut des moyens d’emballage et retrait des aménagements
Les moyens matériels
Roulant
AVIZO certifiée ISO 14001 est sensible à l’impact carbone de ses activités. Nous avons la volonté d’un renouvellement complet de notre flotte de véhicules avec des matériels disposant de la norme Euro VI, dernière norme en vigueur.
Manutention
& conditionnement
Nos matériels de manutention et de conditionnement sont innovants, uniques et s’adaptent à une mécanisation généralisée, garantissant l’intégrité des biens confiés et celle de nos collaborateurs. Notre équipe d’ingénierie travaille sur leur conception et évolution pour vous proposer un matériel entretenu, renouvelé et adapté.
EPI - Equipements de Protection Individuelle
L’équipe AVIZO dédiée au transfert est dotée des EPI nécessaires à la bonne réalisation de sa mission : tenue professionnelle, chaussures de sécurité, gants anti-coupures, casque, gilet réfléchissant et harnais de sécurité en cas de travail en hauteur.
Quelques références
Bibliothèques
BNF – Bibliothèque Nationale de France
Bibliothèque Universitaire de Belle-Beille Université d’Angers
La contemporaine
INHA – Institut National d’Histoire de l’Art
Centres d'archives
Archives départementales de la Moselle
Archives départementales de Loire-Atlantique
Archives départementales de Charente-Maritime
Grenoble Alpes Métropole
Ministère des armées – Service Historique de la Défense (SHD)
Un transfert documentaire ?Confiez-nous
votre projet !
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AVIZO, certifiée ISO 9001, 14001 et 45001, experte nationale dans le transfert documentaire, vous accompagne de la conception de votre projet à sa finalisation.
Choisir AVIZO, c’est avoir l’assurance d’un transfert documentaire en toute sécurité, réalisé par des équipes professionnelles au savoir-faire reconnu, avec des moyens techniques et matériels performants.
