notre métier Conservation & gestion
d’archives
Vous manquez de surface, de temps ?
AVIZO externalise votre gestion documentaire en toute confidentialité
AVIZO, certifiée ISO 9001, 14001 et 45001, propose l’externalisation de votre gestion documentaire en toute confidentialité. L’activité de conservation et gestion d’archives consiste à prendre en charge vos documents archivés n’ayant plus d’utilité opérationnelle. Après audit et état des lieux de vos archives, un plan de classement est établi au préalable de la 1ère mise en stock chez AVIZO. La gestion des archives représente l’ensemble des prestations utiles et nécessaires pouvant être proposées et réalisées autour de leur conservation (recherche pour consultation, transmission physique ou numérique, élimination conventionnelle ou confidentielle…).
Depuis 1963, AVIZO a acquis un savoir-faire indiscutable dans la manipulation et la prise en charge documentaire par ses activités de transfert et de traitement documentaire. La conservation et la gestion d’archives font partie de l’environnement d’AVIZO. Située en périphérie nantaise, AVIZO possède tous les moyens techniques nécessaires et notamment des solutions de stockage sécurisé assurant l’intégrité et la confidentialité des documents conservés. Son niveau expertise lui permet de proposer des prestations fiables, réactives et sécurisées.
différentes étapes
Analyse de votre besoin
Retour sur les 3 types d’archives…
- Archives de consultation courante dites « vivantes » – Ces documents, relevant des affaires en cours, doivent être facilement et rapidement accessibles.
- Archives intermédiaires dites « semi-vivantes » – Utilisés moins souvent, ces documents doivent être conservés à titre de preuve ou de référence. Ils doivent ainsi demeurer rapidement accessibles.
- Archives définitives dites « historiques » ou « mortes » – Bien que n’étant plus utilisés et n’ayant plus de valeur probante, ces documents, peu nombreux la plupart du temps, sont conservés du fait de leur valeur patrimoniale ou historique.
La nécessité première d’opter pour l’externalisation de vos archives est souvent le gain de surface de stockage mais aussi le bénéfice d’une gestion intelligente et efficace des documents archivés. AVIZO vous propose un conseil archivistique expérimenté. Avant toute prise en charge, le conseiller archiviste réalise un audit de la gestion documentaire en place et ensuite des documents à prendre en charge. Dans un but d’optimisation des archives à mettre en conservation, il élabore un plan de classement qui permet de catégoriser les archives par appartenance, par type ou encore par durée de conservation.
L’audit permet également de définir le niveau de gestion que vous souhaitez.
Organisation
Vos archives continuent de vivre tout au long de leur conservation chez AVIZO.
Après un strict contrôle des habilitations des interlocuteurs que vous avez désignés, les archives peuvent être demandées en consultation. Dans ce cas, la personne habilitée communique les références du document ou du dossier recherché et nous le lui transmettons physiquement ou numériquement en respectant le délai commandé.
Les archives ont une durée de conservation. Lorsque la date d’échéance est atteinte, vous en êtes informée et vous décidez du sort final de l’archive, y compris de la prolongation de sa conservation.
En règle générale, la solution d’élimination est retenue. Cette élimination peut se faire de manière conventionnelle ou de façon plus sécurisée en toute confidentialité.
Reste les intégrations périodiques au stock pour lesquelles vous nous sollicitez. Nous prenons rendez-vous et après avoir quantifier les archives à prendre en charge, nos équipes interviennent pour les acheminer jusqu’à la salle d’archives dans les locaux d’AVIZO. Elles viennent ainsi compléter votre conservation et gestion d’archives en cours.
Opération
AVIZO dispose de moyens techniques et humains lui permettant de proposer des prestations de qualité.
Par son activité de transfert documentaire, le personnel expérimenté en matière de manipulation permet à AVIZO d’être efficace et soigneux dans la prise en charge des documents à archiver.
A l’arrivée en salles d’archives, les documents sont triés, classés et conditionnés en conteneurs archives spécifiques par du personnel archiviste. Suivant le plan de classement défini au préalable, les documents archivés sont informatisés avec un logiciel dédié permettant leur classification. La gestion des archives stockées par code-barres garantit confidentialité et anonymat.
Le logiciel de gestion informatique développé et utilisé par AVIZO permet une gestion de stock fiable et sécurisée des archives. Il s’adapte au classement et au niveau de finesse que vous avez défini. Après chaque mouvement (intégration ou élimination), une mise à jour du stock est observée. Avec la création de votre espace client en ligne, AVIZO vous partage un outil de recherche performant. Il reprend l’inventaire du stock d’archives détaillé conformément au plan de classement défini. Ainsi, vous pouvez à tout moment consulter vos références d’archives en stock chez AVIZO.
Suivi administratif, technique et commercial
Pour l’ensemble des prestations proposées, le conseiller archiviste reste votre contact privilégié. Il centralise l’ensemble des demandes : intégration, consultation, élimination…
Au début de la relation commerciale, un contrat est établi entre les deux parties dans lequel sont validés les modalités et les conditions de la relation client-prestataire, la grille tarifaire, les habilitations et autorisations et le plan de classement. Grâce à ce contrat, le suivi administratif est simple, efficace et surtout sans surprise.
les hommes, leurs fonctions
Lorsque vous confiez vos archives à AVIZO, chaque item est manipulé et pris en charge avec le plus grand soin, en toute confidentialité. Notre équipe expérimentée et dédiée à la gestion et conservation d’archives, est régulièrement formée auprès d’organismes certifiés QUALIOPI, dans le respect des contraintes inhérentes à ce métier : exigences techniques, respect de la législation en vigueur, travail bien fait, sécurité et bien-être au travail.
Conseiller archivistique,
votre interlocuteur privilégié
- Réalisation de la visite technique et de l’audit
- Élaboration du plan de classement
- Mise en place du contrat et des habilitations clients
- Pilotage de l’opérationnel : intégration, consultation, élimination
Chef d’équipe
& techniciens opérationnels
- Manipulation et prise en charge
- Tri, classement et conditionnement
- Saisie informatique et mise en salle de conservation
- Réalisation des mouvements opérationnels : intégration, consultation, élimination
Nos moyens logistiques
Roulant
Service de transport rapide et sécurisé tant au niveau de la prise en charge des externalisations périodiques que des livraisons pour vos demandes de consultation.
Informatique
Système performant garantissant une gestion de stock fiable et sécurisée par une identification par code à barres des unités stockées (intégration d’archives, sorties d’archives pour consultation ou destruction…).
Salle d'archives
Bâtiment sécurisé situé en périphérie nantaise disposant d’une grande capacité de stockage, surveillé 24h/24 et 7j/7 contre l’intrusion et l’incendie.
Quelques références
Confidentiel
En raison de la confidentialité éxigée en matière de gestion et stockage d’archives, AVIZO ne peut communiquer ses références clients dans ce secteur d’activité.
Externalisation de votre gestion documentaire ?Confiez-nous
votre projet !
Vous manquez de surface, de temps ? Vous avez besoin d’un conseil avisé sur votre conservation et gestion d’archives ? Vous recherchez une solution de stockage sécurisée, confidentielle et pourtant accessible ?
AVIZO, certifiée ISO 9001, 14001 et 45001, a acquis un savoir-faire indiscutable dans la manipulation et la prise en charge documentaire. La conservation et la gestion d’archives font partie de son environnement. Rencontrez notre conseiller archivistique, votre interlocuteur privilégié et ensemble, après audit, établissons votre plan de classement.
